Um dos meus clientes me disse uma vez: "Eu gostaria de poder expandir meus negócios sem nunca contratar ninguém". Isso soa familiar? Se você não deseja mais lutar contra o tiroteio, deseja melhorar a comunicação em toda a sua empresa ou se você só precisa que os membros da sua equipe façam o que pede que eles façam, aqui está uma solução muito simples que você deve implementar! Para alavancar a inteligência coletiva que você tem em seus negócios e avançar toda a equipe de forma coesa. Refiro -me, é claro, reuniões de equipe. Alguns de vocês se encolherão compreensivelmente com o pensamento, mas o número de reuniões que você realmente precisa ter depende muito do estágio em que o negócio está. No que diz respeito ao negócio de PMEs, um negócio que está crescendo tem muito mais potencial para alcançar, quando se trata de reuniões de equipe -
I want to talk about a very simple intervention for your team, to help them get aligned with your focus areas. To leverage the collective intelligence that you have in your business and to move the whole team forward cohesively. I refer to, of course, team meetings. Some of you will understandably cringe at the thought of it but the number of meetings you truly need to have is very much dependant on the stage at which the business is. As far as the SME business is concerned, a business that is growing has a lot more potential to attain, when it comes to team meetings – mais é menos. Essa não é sua reunião de equipe. Você pode se perguntar por que pode ser necessário? Você está sempre lá, sempre discutindo isso. É uma equipe pequena, você pode pensar que alocar o tempo para uma sessão formal seria uma perda de tempo. Infelizmente, a resposta é que você faz. O que você está fazendo não é uma revisão adequada com um objetivo e uma agenda. É uma rápida recuperação. Você precisa ter certeza de que está utilizando o tempo de maneira eficaz e isso é muito difícil de fazer se estiver conversando durante o almoço. Alinhamento nos resultados. Você precisa definir um prazo realista para ter uma idéia clara de quanto tempo tem para cobrir a agenda. Você não deve ter toda a equipe envolvida em prol. Você não precisa organizar uma sessão formal para isso.
Meet, Don’t “Catch Up”
Before we look at the essential elements of a team meeting, it is important to clarify, having a conversation in the cubical, a quick chat, going for a quick coffee or whatever it is – that’s not your team meeting. You might wonder why it might be necessary? You’re always there, always discussing it. It’s a small team, you might think that allocating time for a formal sit down would be a waste of time. Unfortunately, the answer is that you do. What you’re doing is not a proper review with a purpose and an agenda. It’s a quick catch up. You need to be sure you are utilising time effectively and that is very hard to do if you are chatting over lunch.
4 Elements of a Good Team Meeting
Here are the 4 essential features of a good team meeting, and the 4 types of meetings you should be making time for:
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Purpose
You need a very clear purpose for the meeting and everyone needs to be on board with the purpose to ensure buy-in or alignment on the outcomes.
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Agenda
Once the purpose is clear, you should put together an agenda, no matter how brief or loose, it gives some structure to the meeting and ensures you are always moving forward productively.
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Time limit
Meetings shouldn’t be about a nice, long sit down with colleagues. You need to set yourself a realistic time limit so that you have a clear idea of how long you have to cover the agenda.
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Limit the number of attendees
Similarly to the above point, it is key to have the right people in the meeting, to make it as efficient as possible. You shouldn’t have the whole team involved for the sake of it.
4 Kinds of Meetings
There are also 4 kinds of meetings that you need to be looking at in your business:
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The daily check-in meeting
This is a quick, stand-up kind of meeting, about 5-10 minutes just to check-in. You don’t need to arrange a formal sit-down for this.
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Reunião semanal
Esta é uma reunião tática. Você olha para as técnicas, as táticas, os aspectos operacionais dos negócios que precisam abordar. Em vez de uma reunião semanal, onde tarefas individuais podem ser discutidas, aqui você está focado no quadro geral e garantir que sua equipe esteja alinhada aos seus objetivos. Aqui, o foco está na estratégia geral que você deseja definir para o próximo trimestre. Novamente, tarefas individuais não são importantes nesta fase, mas você deve decidir quem os principais jogadores estão em cada uma das suas principais estratégias para os próximos meses e quando você deseja que eles sejam concluídos.
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Monthly meeting
The third one is your monthly meeting which is more strategic. Instead of the nitty-gritty of a weekly meeting, where individual tasks may be discussed, here you are focused on the bigger picture and making sure your team are aligned to their goals.
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Quarterly meeting
The fourth is your quarterly meeting, which you ideally do off-site, or you go somewhere externally to review and to strategise. Here the focus is on the overall strategy you want to nail down for the coming quarter. Again, individual tasks are not important at this stage but you will want to decide who the key players are in each of your main strategies for the coming months and when you will want them completed.
It might sound like a lot to remember but if you are firefighting most of the time, communication is a problem or if people are repeatedly making mistakes then basically the potential in the team is not being realised.
Esta é a intervenção mais simples, rápida e comprovada que você precisa fazer em seus negócios, como líder. Tempo que você entra em uma reunião.
To help you in the management of tasks, once you have put into place an effective system of management, you can read more about the most common mistakes in delegation here.
Ask Yourself a Question
So ask yourself a question every time you get into a meeting.
O que eu quero que os membros da minha equipe realizem após esta reunião? isto:
You’ll be amazed at the clarity provided just by asking this question, for both yourself and the team.
If you would like to discuss any of the points covered here, please don’t hesitate to request a free call below.
PRÓXIMOS PASSOS…
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